Tips & Tricks s.3

tips s.2  tips s.4

Hvordan dele opp fornavn, mellomnavn, etternavn
Dette er på mange måter en klassiker; vi har importert data fra et annet system, eller fra et nettsted, og så går det ikke bedre enn at både fornavn, mellomnavn og etternavn havner i samme celle. Dette kan løses på mange måter, og så lenge dataene er helt regelmessige, dvs, at alle har ett fornavn og ett etternavn, er det veldig greitt, da bruker vi enklest funksjonen Tekst til kolonner som vi finner på Data-menyen i Excel. Det blir imidlertid litt vanskeligere når noen har mellomnavn, og her er en løsning på det. Denne løsningen har også sine begrensninger, den vil ikke gi riktig resultat hvis en person f.ex. har fornavn, mellomnavn og to etternavn:

Klikk på Excelsymbolet med blyant for å åpne eksemplet direkte i Excel:

Hvordan hente arknavnet inn i celler eller formel
Man kan av og til ønske å hente arknavnet inn i en celle i oppsettet. Det er ikke direkte enkelt, og det kreves en relativt innfløkt formel for å gjøre det.

For engelsk versjon på norsk installasjon (altså med semikolon(;) i stedet for komma(,), ser formelen slik ut:

=MID(CELL("filename";A1);FIND("]";CELL("filename";A1))+1;LEN(CELL("filename";A1))-FIND("]";CELL("filename";A1)))

For norsk versjon ser den slik ut:

=DELTEKST(CELLE("filename";A1);FINN("]";CELLE("filename";A1))+1;LENGDE(CELLE("filename";A1))-FINN("]";CELLE("filename";A1)))

Summere ark som ikke er identiske

I utgangspunktet bør man absolutt satse på at regneark som henger sammen og skal summeres har identisk lay-out. Det er den beste garanti for at resultatet blir riktig. Men - så hender det da at man sitter der med noen arbeidsbøker/regneark som skal summeres, men som ikke har identiske oppsett. Hva gjør man da? Én måte er jo å bruke resten av denne dagen for å lage formler som tar seg av det. Når samme opplysning finnes i forskjellige celler på de enkelte arkene må man i utgangspunktet hente inn cellene enkeltvis, noe som både kan være arbeidskrevende og være en kilde til feil. Derfor forsøker vi i det lengste å unngå det. I stedet bruker vi et kraftig verktøy i Excel som heter

konsolidering

Nedenfor har vi tre oppstillinger som skal summeres - og disse tabellene befinner seg i tre forskjellige arbeidsbøker:

Som vi ser inneholder de en del samenfallende opplysninger, men opplysningen står ikke i samme celler, og det er her konsolidering kommer inn.

Prosedyren er da:

Åpne en ny arbeidsbok,

• gå på Data - konsolider

• Velg funksjonen "Sum"

• Mens markøren står i feltet Referanse, blar vi til arbeidsboken med første serie som skal summeres, og merker der
  - det er avgjørende at merkingen er nøyaktig; over kolonneetikettene, og til venstre for radetikettene, slik:

• Deretter tilbake til konsolideringsarket, klikk Legg til, og referansen legges inn i feltet, slik:

• Vi gjentar så dette for de to øvrige dataseriene, og da gjenstår bare å fortelle Excel at den skal glemme cellereferansene og bruke etikettene som referanse:

- vedå klikke i feltene Top Row og Left Column.

Hvis vi ønsker å ha formler i stedet for absolutte verdier (kan oppdateres) krysser vi av for Create links.

Dermed har vi summert opp de tre oppstillingene: