Tips & Tricks s.1

Tips s. 2

Nyttige linker

Det finnes tusener av nettsteder tilegnet Excel. Her er noen som jeg selv har hatt nytte av:

http://www.cpearson.com/excel.htm
http://j-walk.com/ss/index.htm
http://www.mrexcel.com/
http://www.officearticles.com/excel/index.htm
http://www.ozgrid.com/
http://www.formulasoft.com/

Hvordan konvertere tekst til tall
Så sitter vi da der, med et regneark hvor tallene har blitt lagret som tekst, og vi kan ikke gjøre stort annet med dem enn å se på dem:

Dette er som regel resultatet av import eller kopiering som ikke er utført etter "oppskriften" (se lengre ned på siden). Det finnes flere måter i få konvertert tekstformaterte tall til "ordentlige" tall på, dette er en grei måte:

1. Skriv tallet "1" i en celle ved siden av tabellen
2. Merk cellen og kopier den (Ctrl C)
3. Merk så området som skal konverteres
4. Gå på Rediger - Lim inn utvalg - og kryss av for "multipliser":

Klikk og og "tekst"-tallene er merket område er nå konvertert til vanlige tall som kan jobbes videre med!

Denne metoden vil fungere i noen tilfeller, ikke i andre. I det hele tatt er dette med konvertering fra tekst til tall  en
sak med mange variabler.

Dette er en annen metode, som er pålitelig når et tegn har sneket seg inn og forårsaket problemene.

Vi starter med en mislykket import:

Vi antar her at årsaken til fiaskoen er at det har sneket seg inn et tegn foran tallet og i tusenskillet i tallet, og at
det er problemet.

Prosedyren for rydding er da:

1. Åpne opp en av cellene, og merk forsiktig "tusenskilletegnet" - selv om vi ikke ser det eller vet hva det er.

2. Kopier det (Control C)

3. Start Søk/Erstatt-funksjonen

4. Lim inn det kopierte i Søk etter-feltet

5. Erstatt med ingenting (la feltet være tomt, og sjekk at det virkelig er tomt.

6. Klikk Erstatt Alle, og dermed er dataene ryddet, og man kan jobbe med tallene som virkelige tall.

Levende data rett inn i regnearket

I mange organisasjoner jobber man med data der forutsetningen kontinuerlig endres. Det kan være aksjekurser, valutakurser o.l. Hvis man ikke bruker automatikken her, må man da ut på nettet hver dag (eller flere ganger om dagen) for å hente nye kurser, taste dem inn i regnearket, og så se hva resultatet av det blir.

Benytter man automatikken innebygget i Excel kan man la den ta hele jobben med oppdateringen, og man sitter da med tall som til enhver tid er oppdaterte i forhold til de utenforliggende forutsetninger. Prosedyren er som følger, og baserer seg på valutakurser fra Nordea:

1. Gå til nettstedet som har dataene du skal hente inn, f. ex. http://www.dn.no/finans/valuta/    
2. Kopier adressen - I dette tilfellet må man høyreklikke, velge egenskaper, merke og kopiere adressen man da får opp
3. Bla over til Excel og stå i et blankt regneark
4. Gå på Data - Importer eksterne data - Ny webspørring
5. Lim inn (Ctrl V) den kopierte adressen i adressefeltet til mini-browseren og tast Enter for åpne siden.
6. Etter en stund kommer det opp grønnne merkepiler i hjørnet på tabellene på siden. Merk av for de tabellene du ønsker å importere.
7. Gå gjerne på Alternativer og velg Full HTML-formatering. Det er ikke nødvendig, men gir et "penere" regneark.
8. Klikk Importér
9. Klikk Egenskaper/Properties på neste dialogboks, og sett oppdateringsfrekvensen slik du vil ha den
10. Ok - og dataene er i regnearket!

NB!
De store bankene benytter seg i stor grad av punktum som desimaltegn. Det er ikke noe problem å lese dette med det blotte øye, men når Excel skal hente det inn opsptår problemer. Dersom man er avhengig av å hente data fra et slikt nettsted ser eneste brukbare løsning ut til å være å endre desimaltegnet i egen maskin til punktum. Dette gjøres på Kontrollpanel - Innstillinger for region og språk - Tilpass.

Hvordan enkelt lage en nedtrekksmeny

Vi har av og til behov for å kunne velge alternativer fra en liste, dels for å gjøre valgene enkle og entydige, og dels for å bestemme hva som skal være tillatt å skrive i en celle. Dette gjør vi enkelt ved å bruke funksjonen Data - Validering/Validation. Dialogboksen ser i utgangspunktet slik ut:

Som vi ser kan denne aktuelle cellen inneholde hva som helst - Any value. Vi skal nå bestemme at cellen skal innholde noen konkrete navn, og at disse navnene skal kunne hentes ved hjelp av en nedtrekksmeny.

Vi går da inn i øverste felt og velger List/List. Så går vi in  i feltet Data og skriver inn alternativene med semikolon mellom hvert navn. Dermed har vi en nedtrekksmeny i cellen, slik:

Nedenfor kan du se hvordan dette virker i et regneark:

Hvordan importere en tabell fra en nettside inn i Excel for viderebehandling?

Enkelte ganger kommer vi over interessante oppstillinger på en nettside som vi ønsker å jobbe videre med i Excel. Det første vi tenker på er gjerne merking og påfølgende kopiering og liming.

Glem det! Det funker nesten aldri tilfredsstillende, og vi blir vanligvis bare sittende med alle tall i tekstformat, og vi er egentlig like langt. Her skal vi bruke importfunksjonen, og brukt riktig får vi "skikkelige" tall inn i Excel som vi kan jobbe videre med. Hvis vi f. ex. tar en titt på befolkningen fordelt på kommuner i Norge: http://www.ssb.no/emner/02/01/10/folkber/tab-2004-12-20-01.html - så finner vi kanskje ut at det hadde vært interessant å analysere dette nærmere ved å ta det inn i Excel. La nå det være sagt med en gang at alle oppstillinger hos SSB kan hentes inn i Excel-format direkte, men det glemmer vi nå!

Prosedyren er da:

1) Klikk på nettadressen slik at den merkes, og tast Control C for å kopiere den til utklippstavlen.
2) Stå i en blank arbeidsbok i Excel, og gå på Data - Importer Eksterne Data - Ny webspørring
3) En "mini-browser" åpnes i et nytt vindu, hvor adressen til din normale startside står i adressefeltet øverst.
4) Du skal nå erstatte denne adressen med adressen du nettopp kopierte, så pass på at den eksisterende adressen er merket!
5) Tast nå Control V (lim inn), og den kopierte adressen vil erstatte den opprinnelige!
6) Tast Enter for å be browseren gå til den nye siden, det ser da slik ut:

Nå kan du klikke på den gule pilen over "Nr. Fylke", og deretter klikke Importér, og tabellen hentes vakkert inn i excel, klar til å bli snudd og vridd og analysert! Merking ved hjelp av de gule markeringspilene gjør at vi unngår å hente inn hauger av tekst og overskrifter til Excel!

Hvordan fremstille to dataserier med stort avvik i verdi i samme diagram

Om vi forsøker å fremstille nedenstående tallmateriale i et diagram, vil det ikke være vellykket, serien med lavest verdi vil bli usynlig sammenholdt med serien med høyest verdi:

Saken løses ganske enkelt ved å velge riktig diagramtype, nemlig under Custom Types (Spesialdiagram) velger vi ett av to diagammer med to verdiakser!

Da blir resultatet betydelig bedre:

Hvordan beholde null forrest i postnumre o.l.

Ved import fra andre systemer vil vi vanligvis miste null foran tall, slik vi bl.a. kan ha det i postnumre av typen 0153 eller 0030, eller kommunenumre
som også er bygget opp på samme måte.

Én måte er å gå på Format - Celler - Spesiell - og velge Postnummer i høyre vindu. Dette er imidlertid ikke en "varig" løsning i den betydning at
hvis vi f.ex. skal bruke disse tallene til fletting mot brev eller etiketter i Word, så vil nullene forsvinne igjen. Så lenge tallene bare skal leve sitt liv i
Excel er det imidlertid greitt nok.

Ved fletting er løsningen at postnumrene (eller kommunenumrene) må være formatert som tekst. Hvis vi selv importerer tallene fra et annet system
(typisk fra et administrativt system), må vi passe på å velge tekst på riktig sted i importveiviseren. Da får vi inn tallene som tekst, og de vil
"overleve" videre fletting.

Hvis vi får servert tallene, og ikke har hatt innflytelse på importen, kan vi benytte funksjonen TEKST/TEXT for å konvertere tallene til tekst.

Eksemplet er vist i regnearket nedenfor:

Hvis du ikke kan se regnearket, kan du laste det ned her.

Skjule feilmeldinger ved hjelp av formelen ISERROR (ERFEIL)

Lengre ned på denne siden viser jeg hvordan man skjuler en feilmelding ved hjelp av betinget formatering. Her ser vi hvordan man kan bruke
funksjonen ISERROR (ERFEIL) til å skrive en spesiell beskjed (f. ex. "mangler data"), eller til å få ut tom celle.

Hvis du ikke kan se formlene i din browser, kan du laste ned hele Excelfilen her:

Skjule feilmeldinger ved hjelp av betinget formatering

Når et regneark skal presenteres for andre kan feilmeldinger (selv om de er helt legitime) virke forstyrrende.
Nedenfor følger én måte å skjule dem på: